20个步骤,高效开展供应商审核

审核是在企业、供应商内开展的一种质量监督活动,是指为满足用户使用要求,以产品、工序和体系为目标,通过独立的、公正的、系统的评定,判断交货产品质量,考核工序适应性和评定体系的有效性,以便及时暴露问题,改进工作,增强质量保证体系的自身保证能力而开展的企业内部的监餐活动。

一、审核策划

  • 过程的顺序;
  • 关键点的关注;
  • 时间的有效分配;
  • 合理的人员配置(独立性和专业性的要求);
  • 审核时机的确定和把握。

二、应该注意的事

  • 策划的结果事先应通知受审核方,不要造成突然袭击;
  • 允许别人作充分的准备;
  • 不要严重干扰别人的正常业务作业,审核时间应可以协商并可调整;

三、检查表是重要的,但不一定是详细的

  • 可以帮助你把握节奏,体现你的重点关注;
  • 内容表达可仅是提示性的,详略取决于你的经验;
  • 不能照本宣科,提问应讲究技巧;
  • 内审应可以提前给受审核方审核检查表(受审核方需要时);
  • 检查表应是审核记录的一种。

四、构思检查表的三个要点

  • 日常工作是如何处理的;
  • 当某些非常规的事情出现时/体系是否还工作;
  • 当出现危机时/事物是否仍在控制下

五、进入现场前内部的充分协商是必要的

  • 目的是沟通审核意图和协调审核步骤;
  • 同时进一步明确审核中的重点关注;
  • 相互提醒审核中应特别注意的事项。
  • 审核员最大的挑战是与人相处;
  • 因而与人打交道得十分小心;
  • 不能让对方反感而导致你审核的失败;
  • 记住:千万不能把审核做成是审查(找麻烦)。

六、记住样本选择的原则

  • 为了达到目标;
  • 密切相关的;
  • 有代表性;
  • 样本量:3<n<12

七、有效的工作方式

  • 听:聆听、倾听,听你所关心的;
  • 看:敏锐、敏感,丝丝缕缕中看出问题的真相;
  • 查:学会抽样查看,学会证实;
  • 问:不脱离你的主题,询问你所关心的事。
  • 记录:是不可缺少的,尤其是对问题点应予详细的记录。

八、有效的审核顺序

  • 交谈——提问
  • 描述——听取
  • 文件——依据
  • 证明——有效证据

九、现场审核中导致失败的情况

  • 同仁面前举止过于刻板,让人不自在;
  • 没有以平常心进行有效沟通,以为高人一等;
  • 提问缺乏技巧,让人可用简单的YES或NO回答之;
  • 缺乏自信心,不能涉及别人工作的核心问题;
  • 不能有效用全“听、看、查、问”的审核方法,一味只查资料做记录;
  • 不能用足够的智慧去化解审核中的障碍;
  • 做和事佬去介入别人的事务纷争;
  • 滔滔不绝说教,让人家以为你是一名牧师;
  • 审核组内不能按分工有效协调,各行其是。

十、高层审核是个难题

  • 职位上本身就高过你,你有一种敬畏的感觉;
  • 知识水平上可能比你高;
  • 看问题的层次和深度可能和你不一样;
  • 但也不排除有低水平、低认识的人。

十一、关键的一步,需要你?

  • 事先做充分的准备;
  • 标准和文件是你的依据;
  • 应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题;
  • 学会用经济语言,而避免用生硬的名词、术语;
  • 必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益;
  • 你需要是会沟通又有一定知识面的人

十二、同级沟通也不轻松

  • 坦诚心打动人,千万别让人感觉来搅浑;
  • 是完善体系,而不是给别人难看,所以应换位思考,体谅别人的难处;
  • 对发现问题应帮助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
  • 以事论事,别扯入人际关系;
  • 失误人人都有,千万不要落井下石,更不可打小报告穿小鞋;
  • 当你犯错时,道歉是必须的;
  • 总之,友好的气氛是成功审核的基础。

十三、与作业人员沟通应该注意

  • 礼貌待人更显需要;
  • 现场中作业人员是忙碌的,应而不宜花很长的时间;
  • 要用听得懂的语言;
  • 不能要求工人背出文件要求;
  • 对操作过程的观察可代替询问工人对文件的理解;
  • 交谈时避免打断说话或反驳,对误解要有耐心;
  • 不能当着工人面前做记录。

十四、现场审核要有深度

  • 前后左右审核思路应能贯穿;
  • 抽查可以某个产品形成的个案层层展开(从订单-设计-采购-生产-包装-交付-服务);
  • 必须关注产品形成过程中的关键环节,并以足够的专业能力作支持;
  • 法律、法规有规定的应予重点关注;
  • 体系的信心支撑来自于自我完善,这一点各部门均予以强化关注;
  • 对组织内已知的问题点应予以重点审核;
  • 管理中的难点、重点,应有足够的经验去识别和判断;
  • 对发现的冰山一角要有能探究其根基深度、广度的能力。

15. 审核发现的形成应抓大放小

  • 不要吹毛求疵,应该懂得持续改进,小事以提醒的方式告之;
  • 要抓住体系中的大缺失,以帮助别人能改进后有所提高;
  • 对重复性发生的小问题,应该当作系统问题提出,这不能因小而放。

16. 审核发现记录和报告记录应该是可追溯即可重查;报告不能有数量限制,否则不能对体系做完整判断;不要害怕让审核机构发现内审的全部,纠正措施才是至关重要的;形成的报告因得到受审核部门的确认。

17. 不合格报告三要素

  • 标准的要求;
  • 体系文件的要求;
  • 上次审核中集中的问题点;
  • 管理中的重点和难点;
  • 已知该部曾发生过的管理问题。

18 不合格报告撰写要求

  • 正确性;
  • 完整性;
  • 清楚;
  • 简洁。

19. 纠正措施内审的根本落脚点

  • 原因分析很重要,根本原因须找到;
  • 分清纠正和纠正措施的区别;
  • 受审方是纠正措施的主导者,但内审员应该是辅导员;
  • 限时检查(验证)是关键。

20. 评价审核能力和绩效很必须

  • 为下次审核提供改进的基础;
  • 促使内审员不断地提高水平练内功;
  • 使受审核方有一个良好的感受,提高对内审的内心赞成度;
  • 体系审核真正做到审核增值。

来源:供应商质量管理

相关新闻

发表回复

您的电子邮箱地址不会被公开。

联系我们

联系我们

182-7497-2003

在线咨询:点击这里给我发消息

邮件:113581195@qq.com

工作时间:周一至周五,9:30-18:30,节假日休息

在线客服
微信咨询

 

添加专属客服

一对一为您答疑解惑
添加客服企业微信
立即扫码添加我吧

分享本页
返回顶部